¿Qué es un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes)?

Un SGA o sistema de gestión de almacenes (también conocido como WMS o Warehouse Management System) es un software que permite controlar, gestionar y ejecutar todas las operaciones que se llevan a cabo en un almacén. 

Desde la recepción de mercancías hasta su salida, pasando por su almacenamiento, un SGA se convierte en la herramienta fundamental para garantizar la eficiencia y el buen funcionamiento de un almacén. Un objetivo prioritario hoy para los minoristas dentro de sus estrategias de comercio unificado.

Funciones SGA básicas

Gestión de datos maestros de inventario

Como paso previo a la gestión de las operaciones, los sistemas SGA permiten la creación y configuración de los productos existentes en cada almacén.

Atributos y parámetros de productos de uso común, que impulsarán gran parte de la lógica dentro del sistema en torno a los distintos procesos de almacén incluyen entre otros: unidades de medida y unidades de medida alternativas, códigos de barra (o uso de etiquetas RFID), lote, número de serie o fecha de caducidad y códigos de popularidad, para clasificar stock de alta o baja rotación.

La configuración de los productos incluye entre otras opciones el establecimiento de cantidades mínimas y máximas de producto por ubicación, necesarias para un control efectivo de las necesidades de reposición. Igualmente la posibilidad de gestión de variantes, mediante el uso de características como tallas y colores.

Un atributo importante del inventario en el almacén, es su estado, el cual permitirá por ejemplo controlar si ciertos productos pueden o no ser considerados en tareas como el picking.

Operaciones de entrada

Incluyen funcionalidades para soportar procesos de almacén en escenarios como la recepción de pedidos de compra o transferencias desde otros almacenes, por ejemplo para reaprovisionamientos o para recibir mercancías que han llegado al final de su vida útil o final de temporada, en sectores como el de la moda y otros. Asimismo, en operaciones de logística inversa con la recepción de devoluciones de clientes o mercancías que requieren reparación y mantenimiento. 

Funcionalidades básicas ofrecidas por un SGA para este tipo de operaciones, incluyen funciones como la posibilidad de desvíos automáticos a zonas de control de calidad o a la zona de envíos para pedidos pendientes de preparar (cross-docking). Igualmente el uso de distintos algoritmos de almacenamiento (put-away) permiten la elección de las mejores ubicaciones según distintas estrategias de almacén.

Operaciones de salida

Las operaciones de salida incluyen la preparación y envío de artículos fuera del almacén. Ello incluye una variedad de procesos de operaciones salientes para tareas como el picking, packing y el envío de artículos en actividades como la preparación de pedidos, las transferencias a otros almacenes o las devoluciones de pedidos de compra.

Entre estas operaciones, destaca el picking, fundamental hoy para asegurar un proceso de preparación de pedidos rápido y eficiente.  Mediante la aplicación de distintos algoritmos de almacén, los sistemas SGA admiten una variedad de estrategias de picking, que determinan las ubicaciones y las cantidades que el sistema sugerirá a los operadores en el procesamiento de salida de los pedidos.

El picking puede realizarse para un pedido individual o para múltiples pedidos, con la posibilidad de configuración de olas de picking (wave picking). Estas olas resultan de la selección de un conjunto de pedidos, áreas de almacenamiento e intervalos programados para la ejecución del picking.

Transferencias de stock y reposiciones

Estas incluyen el movimiento físico de materiales. Pueden ser externas, de un almacén a otro, o internas, entre áreas de almacenamiento pertenecientes a un mismo almacén.

Mediante la información de cantidades mínimas configuradas para cada producto, los sistemas WMS pueden además lanzar peticiones automáticas de reaprovisionamiento.

En el caso de transferencias de stock entre almacenes, un sistema SGA permitirá también un control detallado del proceso de entrada y salida en cada almacén implicado, así como de las cantidades en tránsito.

Inventarios

Para asegurar una información precisa de los niveles de stock, los sistemas WMS ofrecen distintos procedimientos de inventario, adaptables a las necesidades de cada almacén. Incluidos conteos físicos, generalmente relacionados con conteos planificados para el inventario completo, recuentos, similares a los anteriores pero comúnmente utilizados para indicar que un conteo anterior podría ser incorrecto, y conteos cíclicos.

Interoperabilidad

La interoperabilidad de un sistema SGA es hoy otra característica fundamental para aumentar la eficiencia operativa de cualquier almacén, facilitando el intercambio de información con sistemas como CRM, ERP, o sistemas de etiquetado, transporte y logística. Esto permite aumentar el grado de automatización de sus procesos y elimina la necesidad de duplicar datos o de realizar entradas manuales, reduciendo errores y aumentando la eficiencia. 

Una API flexible de consulta, permite además integrar información del estado y niveles de inventario en los almacenes desde otros sistemas, como la plataforma eCommerce o el punto de venta para informar a compradores online y en tienda.

Movilidad

Otra característica fundamental que ofrece hoy un sistema SGA o WMS es la posibilidad de ejecutar tareas de inventario desde dispositivos móviles. Las funciones de movilidad permiten a los empleados acceder a la información del sistema en tiempo real desde cualquier lugar dentro del almacén. Esto permite aumentar su eficiencia y la precisión del trabajo, reduciendo errores y aumentando su productividad.

Funciones SGA extendidas

Funciones extendidas ofrecidas por sistemas SGA más complejos, incluyen:

• Gestión de la fuerza laboral: para controlar aspectos como la capacidad disponible, turnos y rendimiento de los operarios.
• Intercalado de tareas: esta funcionalidad permite la combinación de la ejecución de distintas tareas en un único viaje o desplazamiento dentro del almacén. Por ejemplo un picking y una actividad de put-away, ejecutadas en un mismo viaje en lugar de cada una de ellas en un viaje individual.
• Programación de muelles: para la reserva de vehículos, remolques o contenedores específicos a puertas de muelle específicas en un momento específico para permitir el flujo de trabajo en un entorno de almacén.
• Gestión de patios: la funcionalidad de gestión de patios (sistema YMS o Yard Management System) de un sistema SGA permite gestionar el movimiento de vehículos en el patio, en los muelles, en los estacionamientos y en los puntos de control de acceso al almacén.
• Slotting: El slotting de inventario consiste en herramientas que proporcionan un conjunto de métodos y algoritmos utilizados para determinar las ubicaciones más eficientes para cada artículo en un almacén. Información a tener en cuenta para un slotting eficiente es el grado de rotación de los productos, fechas de caducidad o flujos internos del almacén.
• Sistema de facturación de proveedores logísticos: funciones típicamente requeridas por un proveedor logístico, quien debe facturar a cada uno de sus clientes por conceptos como el número de movimientos realizados o los servicios de valor añadido ofrecidos. 
• Servicios de valor añadido: soporte a la gestión de actividades dentro de un almacén para agregar valor a los productos enviados. Por ejemplo re-empaquetamiento, envolver para regalo, creación de kits (kitting) o ensamblaje parcial.
• Voz: sistemas SGA que hacen uso de tecnologías de reconocimiento de voz y/o síntesis de voz para impulsar las actividades en las operaciones de almacén. Esto permite operaciones de manos libres.

¿Qué tipo de SGA elegir?

A la hora de evaluar un SGA o WMS, es importante entender la complejidad de los almacenes a los que debe dar servicio. Gartner establece un modelo de 10 dimensiones para definir la complejidad operacional de un almacén (1):

1. Tamaño: superficie, volúmenes, alturas…
2. Limitaciones existentes: número de empleados, estructuras físicas…
3. Tiempo de ciclo de proceso y requisitos de rendimiento
4. Layout: zonas de trabajo, zonas de almacenamiento…
5. Tipos de operaciones: pickings, recuentos, movimientos…
6. Volumen de operaciones (número)
7. Características de los productos: control de lotes, números de serie, fechas de caducidad, pesos, variantes…)
8. Número y variabilidad de las actividades en los procesos
9. Grado de automatización
10. Variabilidad de los procesos: estables o con necesidad frecuente de cambios

Los líderes de la cadena de suministro deberán comprender la complejidad, tanto a nivel de instalación individual como en conjunto, en todas las instalaciones (es decir, el efecto combinado de la complejidad en todas las instalaciones). Esta comprensión comienza calificando cada instalación, o grupos de instalaciones con características similares, individualmente.

Partiendo de este modelo, Gartner establece una clasificación de los sistemas SGA en 5 niveles (2), de menor complejidad, nivel 1, a mayor complejidad o nivel 5, correspondiente a instalaciones muy complejas y altamente automatizadas.

Beneficios de un SGA

La implementación de un sistema de gestión de almacenes o WMS ofrece importantes beneficios a los minoristas:

• Mayor eficiencia operacional: Al automatizar y optimizar procesos, un SGA permite reducir errores y tiempos de ejecución, aumentando la eficiencia del almacén.
• Reducción de costes: Al mejorar la precisión del inventario, la eficiencia de las operaciones y  unuso más eficiente del espacio disponible de almacenamiento, un SGA puede reducir significativamente los costes de almacenamiento y operativos.
• Mejora del servicio al cliente: Con un control preciso del inventario y una gestión eficiente de los pedidos, los minoristas pueden mejorar su tiempo de respuesta y ofrecer un mejor servicio al cliente, fundamentales hoy para aumentar la fidelidad de sus clientes y tener éxito en la ejecución de sus estrategias de comercio unificado.

Openbravo WMS 

Openbravo WMS es un sistema SGA tipo SaaS en la nube para retail dentro de Openbravo Commerce Cloud. La solución brinda un soporte flexible y automatizado a procesos correspondientes a operaciones de entrada y salida, inventarios,  transferencias y reaprovisionamientos. Tareas que son guiadas por el sistema mediante la aplicación de un amplio conjunto de algoritmos de almacén y que pueden ser ejecutadas por los operarios desde dispositivos móviles, mediante un front-end totalmente web y resistente a la falta de conectividad.

Todo desde un único punto y en tiempo real, permitiendo una visión única y centralizada de todas las operaciones y del stock disponible en todos los almacenes. Construido sobre una plataforma totalmente modular y en la nube, ofrece además una API flexible que facilita la integración con todo tipo de sistemas externos.

Referencias:

(1) Use Gartner’s Model to Understand the 10 Dimensions of Warehouse Complexity Before Evaluating WMS Solutions, 19 January 2023, Simon Tunstall, Dwight Klappich (solo accesible para clientes de Gartner)

(2) Apply an Architectural Framework to Stratifying Warehouse Management Systems, 5 May 2023, Simon Tunstall, Dwight Klappich, Rishabh Narang, Federica Stufano (solo accesible para clientes de Gartner)